おおよその人数で契約した結婚式の会場。実際にゲストをあらい出してみると、思っていた以上に増えたり、減ったりすることも考えられます。

そこで結婚式の人数変更について、契約後の増減や、何日前まで増減の希望を承諾してもらえるのかなど解説していきます。

人数変更に不安がある場合は、ぜひ参考にしてくださいね。

結婚式場契約後でも、ゲストの人数変更は可能？

結婚式を契約後でも、ゲストの数を増やしたり減らしたりすることは可能です。

しかしここで注意したいことが、「会場の収容人数」です。

60名定員の会場なのに、90名の招待ではさすがに無理があり、受け入れてもらえないでしょう。

そのため申込時よりも会場定員を超えてしまうほどの人数増がある場合は、会場を変更しなければならない可能性を念頭に置いて下さい。

場合によっては、結婚式の日付を変更しないと会場に空きがないこともあるため注意が必要です。

また会場に空きがない場合や、希望人数を収容できる会場を持ち合わせていない場合は、人数変更自体応じてもらえない可能性もあります。

一方、人数が大幅に減ってしまう場合、会場内がガラガラになってしまうことも。

20名減など、人数が大きく減る場合もゲスト数に応じた会場に変更した方がいい場合があります。

ゲストの人数変更はいつまで可能？直前OK？

披露宴の招待人数を最終的に決定するのは、最後の打ち合わせの時でOKです。

ただし20名増などの大きな変更は、招待状発送時期などの早い段階で相談する必要があります。

会場によっては挙式日2週間前や10日前など、「何日前まで」というゲスト数変更に締め切り期限を設けていることもあるため、確認しておくと安心です。

この期日を過ぎてしまうと、人数が増える場合には追加料金で応じてもらえることが多いですが、人数が減る場合は、席数は減らせても料金は変更されないこともあります。

ゲスト数が減るのに安くならない！？料金は据え置きの可能性も

先述の通り、式場側でゲストの人数変更の期日を設定しています。

期日内であれば、ゲストの数が減ればその分見積もり料金が安くなりますが、〆切後の人数変更は話が別。

人数変更の期日を過ぎたら、人数が減っても見積もり金額は安くならないことも十分ありえます。

それは式場側で、すでに人数分の全ての手配を済ませてしまっているから。

食材などは人数分を仕入れているため、人数が減って料理を提供しない場合でも、実費がかかってくると考えておきましょう。

もちろん会場によって対応が異なるので、しっかり確認しておくようにしましょう。

ちなみにゲストの人数を減らす（キャンセルする）からといって、余計にキャンセル料を請求されることはないのでご安心下さい。

ゲストがドタキャンしたら？結婚式当日の欠席はどうなるの？

残念ながら当日に人数が減ることは実際にあることです。

急な不幸でドタキャンとなってしまうことも考えられますし、お子さん連れのゲストであれば子供の体調不良を理由にやむを得ず欠席となることもあるでしょう。

ゲストの当日欠席はもちろん可能ですが、前日までのキャンセル同様、料金は変動しない（欠席した人の分は安くならない）と思っておきましょう。

引出物なども全て手配してあるため、新郎新婦さまで持ち帰って頂くことになります。

人数変更期限後～結婚式当日に、ゲストが増えた！対応可能？

人数の増減でもっとも困ることは、最終の人数変更の期限後～当日に人数が増えることです。

なかなか可能性は少ないですが急遽行けることになった！などは考えられること。

人数変更でおきがちなトラブルをまとめてご紹介します。

挙式のみの人数増は問題ないこともある

挙式のみの参加であれば、食事の提供はありませんので、会場側に迷惑がかかることもありません。

しかし挙式時に、予定より人数が増えることはプランナーに伝えておきましょう。

料理の提供は間に合う？

人数が増える事が分かった時点で早急にプランナーに伝え、料理を提供できるかどうか確認しましょう。

ホテルウェディングなどで、レストラン営業をしている会場であれば問題ないことも多いですが、結婚式を専門に請け負っている会場であれば対応できない可能性もあります。

引出物が足りない！

引出物の用意が間に合う場合は手配してもらいますが、基本的には難しいです。

新郎新婦から「引出物は後日お渡しする」と伝えておくか、兄弟や親族の分を増えたゲストに回す事が多いです。

席次に名前がない！

席札は用意できても、席次表に名前を掲載がないことは問題です。

時間があるのであれば、その方の名前と肩書きを席次表に追加する事も可能ですが、ゲストには一言お詫びを伝えるほうが丁寧です。

こういったトラブルが起きないよう、最終の人数締め切り期限には招待状の返信ハガキをきちんと見返し、最終の人数を確認していくことが大切です。

プランナーの実体験！結婚式の人数変更のトラブル事例

筆者が現役時代に直面した、人数増減でのトラブル事例をご紹介いたします。

人数が増えるトラブル：会場が狭い！

ご招待の人数が増えた場合、会場内が狭くなってしまうことが一番のトラブルです。

テーブルの数も増えると、その分通路が狭くなります。キャンドルサービスなどでテーブルをまわりきれないことも珍しくありませんでした。

また人数が多いことでゲストの移動に時間がかかり、披露宴の時間が押してしまい、時間延長になることも。

希望会場で披露宴を開催できないことも多く、会場を変更せざるを得ない方もいらっしゃいました。

人数が減るトラブル：会場がガラガラに…

人数が減って困るトラブルは会場がガラガラになってしまうことです。

披露宴会場だけでなく、チャペル内も閑散として寂しい印象になってしまうことも…。

会場内を豪華に見せるために装花のボリュームに力を入れることも多く、装花代が申込時の倍になってしまうなど、予算オーバーになることも考えられるトラブルです。

また余興などが少なくなり、披露宴であっても少人数の食事会のようにすこし寂しい内容になってしまうこともありました。

まとめ

• 式場契約後に人数を増減することは可能
• 会場の収容人数によっては、人数を増やせない事もある
• 人数締め切り後は、人数が減っても結婚式費用が下がらない可能性がある
• 人数〆切後～当日に人数が増える場合、料理やペーパーアイテムの用意ができるかどうか急いで確認を！

挙式や披露宴に対して申込み後の人数増減にに対してをまとめてご紹介しました。

申込み後に人数が増えたり減ったりすることは十分に考えられる事柄ですが、20名以上の増減などは会場の使用に問題が出てくる場合もあります。

このような場合は、すみやかに式場側と相談し、どのような方法がベストかどうか話し合っていくといいですね。

直前での人数変更は増えても減ってもトラブルが生じることがあります。式場に指定されている最終申込時にゲストの漏れがないかどうか、しっかり確認することが大切です。